Mít vše hotovo (David Allen)

05. 08. 2012, Lukáš Bárczay

David Allen - Mít vše hotovoZákladní kniha pro každého, kdo svůj život jenom nežije, svou prací jenom neproplouvá. Je pro ty, kteří o životě a práci dokáží z nadhledu přemyšlet. Je pro ty, kteří už vědí, že svět je v jejich rukou a né v rukou těch ostatních, zlých, nepřejících.

Očekával jsem, že „Mít vše hotovo“ Davida Allena bude jednou z těch „amerických příruček“, které nabubřeně nabízí zlepšení vašeho života skoro jako v teleshoppingu. Nikdy jsem si ale při čtení nepřipadal nucen do „nákupu báječného krouhače“. Dokonce jsem ani nepatřil mezi ty, pro které objevení principu GTD (Get Things Done) bylo revolucí v nahlížení na vypořádávání se s životem. Mnohokrát jsem se usmíval a pokyvoval. „Davide, na některé principy jsem si už dříve přišel sám!“ – vytahuje se Lukáš Bárczay Davidu Allenovi. Přesto pro mě je a bude David Allen velkou inspirací.

A co jsem si v „Mít vše hotovo“ podtrhnul? Na začátek citát asi z poloviny knížky, který mě i znova a znova rozesmívá.

„Někteří manažeři, které jsem koučoval, velmi ocenili, když si na den, kdy jsme spolu pracovali, nechali přímo ke kanceláři přistavit odpadní kontejner!“

Kniha je k mání i elektronicky v nabídce vydavatelství Melvil, kde jsem si jí koupil v elektronické verzi pro iBooks.

A teď už příjemné čtení dalších „podtrženo v“.

 

„Vaše schopnost podávat výkon je přímo úměrná vaší schopnosti odpočívat.“

„Ze všeho nejvíce požírá čas a energii neustálé neproduktivní přemýšlení o věcech, které musíme udělat.“ – Kerry Gleeson

„Začít je půl každé činnosti.“ – řecké přísloví

„Obvykle existuje nepřímá úměra mezi tím, nakolik se něčím zabýváte, a tím, kolik toho skutečně uděláte.“

„Vaše hlava se bude neustále zabývat vším, co dosud nachází v nerozhodnutém stavu. Udrží ale jen omezený počet nevyřešených „záležitostí“ – pak vyhoří pojistka.“

„Procházejte své seznamy tak často, jak jen potřebujete, abyste je dostali z hlavy.“

„Většina lidí se v práci cítí nejlépe, když uzavřeli věci a upřesnili závazky, které uzavřeli sami se sebou i s ostatními. Dělejte to každý týden, ne jen jednou za rok.“

„Jestli čekáte na dobrý nápad ve chvíli, kdy žádné nápady nemáte, moc jich nepřijde.“

„Už jste někdy slyšeli manažera zahájit s těmi nejlepšími úmysly diskusi otázkou do pléna: „Dobrá, tak kdo k tomu máte nějaký dobrý nápad?“ Co se tu předpokládá? Než prohlásíme za důvěryhodné jakékoli hodnocení toho, co je „dobrý nápad“, musíme mít jasný cíl, dobře definovanou vizi a posbíraná (brainstorming) a zanalyzovaná (uspořádání) relevantní data. „Co je dobrý nápad?“ je dobrá otázka, ale až ve chvíli, kdy máte okolo 80 % přemýšlení za sebou! Jestliže v tomto bodě začnete, spolehlivě spálíte tvůrčí pojistku.“

David Allen„Jaká je první reakce, když se ve firmě zjistí, se že plány neplní? Akce! Pracovat víc! Přesčasy! Posily! Vyhrnout si rukávy! Spousta vystresovaných lidí je okamžitě hozena do vody. Když se zjistí, že množství zaneprázdněných lidí, kteří do sebe narážejí, situaci neřeší, přijde někdo s hlubším vhledem. „Musíme se zorganizovat!“ (Teď to chcete dohánět?) Pak se okolo problému nakreslí obdélníčky a popíšou se. Případně se upraví původní obdélníčky a popisky. V určitém bodě se ukáže, že pouhé překreslování obdélníčků ve skutečnosti k vyřešení problému moc nepřispívá. Pak někdo (s mnohem hlubším vhledem) navrhne, že je třeba probudit víc tvořivosti. „Pojďme udělat brainstorming!“ Všichni se tedy shromáždí v místnosti a šéf se otáže: „No, kdo k tomu má nějaký dobrý nápad?“ (Děkujeme, paní Williamsová.)“

„Nesnažte se pořád něco dělat. Zastavte se.“ – Rochelle Myerová

„Když se nic zásadního nestane, šéf vytuší, že jeho lidé už většinu své tvořivosti vyčerpali. Přišel čas najmout konzultanta. A jestli si konzultant zaslouží svůj honorář, v určitém bodě doufejme položí klíčovou otázku: „Takže, o co vy se tady vlastně pokoušíte?“ (Vize, cíl.)“

„Na rovinu: Jestliže neexistuje žádný dobrý důvod něco udělat, nestojí to za to. Bývám ohromen tím, kolik lidí časem zapomnělo, proč dělají to, co dělají – a jak rychle je jednoduchá otázka jako „Proč tohle děláte?“ dokáže vrátit do hry.“

„Představivost je důležitější než znalosti.“ – Albert Einstein

„Váš automatický tvůrčí mechanismus je účelový. To znamená, že funguje podle cílů a konečných výsledků. Jakmile mu dáte určitý cíl, můžete se spolehnout na jeho automatický naváděcí systém, který vás k tomuto cíli dovede mnohem lépe, než byste to ,vy‘ kdy dokázali vědomým myšlením. ,Vy‘ dodáte cíl – tak, že budete přemýšlet o konečném výsledku. Váš automatický mechanismus dodá potřebné prostředky.“ – Maxwell Maltz

„Vždycky jsem chtěla být někdo. Měla jsem být konkrétnější.“ – Lily Tomlinová

„Následující tři kroky vám při rozvíjení vize pomohou:
Představte si projekt od data dokončení.
Představujte si fenomenální úspěch! (Potlačte všechna Ano, ale …)
Představte si detaily – konkrétní vlastnosti a prvky.“

„K usnadnění brainstormingu a uvolněného přemýšlení lze využít mnoho technik. Základní principy však lze shrnout takto:
Nesuďte, nezpochybňujte, nehodnoťte a nekritizujte.
Snažte se o kvantitu, nikoli o kvalitu.
Analýzu a uspořádávání odsuňte do pozadí.“

„Musíte-li na projekt neustále myslet, vyžaduje ještě nějaké plánování.“

„Je jednodušší se činy dostat k lepšímu pocitu, než si naočkovat lepší pocit ze svých činů.“ – O. H. Mowrer

„Nezapomínejte, že mít dobrý pocit z věcí, kterým se nevěnujete, je možné jen v případě, že víte, čemu se nevěnujete.“

„Dovolte mi k pravidlu dvou minut ještě jednu poznámku. Týká se vaší jistoty při psaní e-mailů. Pracujete-li v prostředí, kde se tento způsob komunikace hojně využívá, výrazně zvýšíte svou produktivitu, když se naučíte psát na klávesnici rychleji a budete v operačním systému i poštovním programu využívat klávesové zkratky. Až příliš mnoho zkušených odborníků se ochromuje tím, že do klávesnice klovají dvěma prsty a zbytečně často sahají po myši. Když spojíte pravidlo dvou minut se zdokonalením svých počítačových dovedností, vyřídíte mnohem více práce mnohem rychleji. Zjistil jsem, že spousta manažerů nemá odpor k technologiím, ale jen ke klávesnici!“

„Ti, kdo svůj čas využívají nejhůř, si jako první stěžují na jeho nedostatek.“ – Jean de La Bruysre

„Nezapomeňte, že osobní projekty je třeba revidovat stejně pečlivě jako ty pracovní a neodkládat je jen na víkendy. Mnoho konkrétních kroků u osobních záležitostí se musí zvládnout v pracovních dnech. A často platí, že velká část napětí, které zažívají vytížení lidé, pochází právě z osobního života, který jim ujíždí pod rukou.“

„Buďte tvůrčí a odvážní! Nemůžete do systému přidat nějaké nové, báječné, potrhlé, provokativní nebo riskantní nápady?“

„Pokud se domníváte, že máte všechny své nevyřešené úkoly plně podchycené, vyjasněné, zhodnocené a vyvodili jste z nich další konkrétní kroky, nejspíš si něco nalháváte.“

„Jsou různé způsoby, jak všechno vzdát. Můžete ignorovat realitu a věřit ve vesmír. Udělal jsem to a byla to silná zkušenost. Nikomu ji ovšem nepřeju. Odevzdat se svému vnitřnímu vědomí, jeho inteligenci a praktičnosti v rámci světa, ve kterém žijete, je mnohem vznešenější. Víra v sebe sama a ve zdroj své inteligence je elegantnější verzí svobody a osobní produktivity.“

„Jsou chvíle, kdy nám to myslí nejefektivněji, a chvíle, kdy bychom neměli myslet vůbec.“ – Daniel Cohen

„Nejste-li si naprosto jisti předmětem své práce, vždy se budete cítit zahlceni.“

„Prostřední fáze každého úspěšného projektu připomíná katastrofu.“ – Rosabeth Moss Cantorová

„Jednou z největších brzd výkonnosti v organizacích je neschopnost nadřízeného rozhodnout v případě důležitých problémů o nezbytnosti porady a o pozvaných účastnících.“

„Kdykoli se sejde k poradě dva a více účastníků, měl by jeden z nich začít psát poznámky tak, aby je ostatní viděli. I když své nápady po pár minutách smažete, už jen samotný akt jejich zapisování pomáhá konstruktivnímu přemýšlení jako žádná jiná pomůcka.“

„Vyčistěte si pracovní stůl, vytvořte vhodné prostředí a věnujte se tvořivému přemýšlení o projektu. Získáte tak náskok před většinou ostatních.“

„Pocity úzkosti a viny nepramení ze záplavy úkolů. Jsou automatickým důsledkem porušení předsevzetí.“

„Doporučuji, abyste svou hlavu využívali k myšlení „o věcech“, ne k tomu, že budete myslet „na věci“.“

„Když určitá skupina přijme za standard otázku „Jaký je další krok?“, au­to­ma­tic­ky se zvětšuje energie, zvyšuje pro­duk­ti­vita a zlepšuje sro­zu­mi­tel­nost a kon­cen­tra­ce.“

„Tajemství, jak se dostat dál, je v tom, že začneme. Tajemství, jak začít, spočívá v umění rozdělit si složitý a nepřekonatelný úkol do jednoduchých a zvládnutelných částí a poté začít s první z nich.“ – Mark Twain

„Zdá se, že nervový systém nerozezná rozdíl mezi živou představou a realitou. Chcete-li to vyzkoušet, představte si, jak jdete do supermarketu a zamíříte do jasně osvětleného oddělení s ovocem a zeleninou. Jste tam? Dobrá, tak se vydejte k citrusovým plodům – pomeranče, grapefruity, citrony. Vidíte kupu žluťoučkých citronů. Vedle je prkénko a nůž. Vezměte jeden ten veliký žlutý citron a překrojte ho napůl. Cítíte tu vůni? Plod je opravdu šťavnatý, na prkénko stéká lepkavá šťáva. Vezměte teď polovinu citronu a znovu ji překrojte na půl, abyste dostali měsíček. A teď – vzpomínáte si, jak jste to dělali jako děti? – si tu čtvrtku citronu vsuňte do úst a zakousněte se do ní. Chramst!
Jestli jste hráli se mnou, zřejmě jste si všimli, že se vám v ústech aspoň trochu zvýšilo množství slin. Vaše tělo se skutečně snažilo zpracovat kyselinu citronovou. Všechno se přitom dělo jen ve vaší hlavě.“

„Až příliš rozhovorů skončí jen s vágním povědomím o tom, co se dohodlo a co má kdo udělat.“

„Odvrácenou stranou „firemních kultur založených na spolupráci“ je alergická reakce při určení osoby zodpovědné za daný úkol.“

„„Čeho chceme na téhle schůzi docílit?“ „Jaký je účel tohoto formuláře?“ „Co by měl dokázat ideální kandidát na tuto pozici?“ „Čeho chceme dosáhnout s tímto softwarem?“ Tyto a podobné otázky v mnoha situacích bolestně chybějí.“

„Mikrokosmos, ve kterém každý zpracovává svou schránku, e-maily i rozhovory s ostatními, se promítá do kultury celé organizace. Když komunikační míčky padají na zem, když se bráníme rozhodnout o nutných krocích a když zodpovědně neřídíme všechny nevyřešené úkoly, tyto faktory se ve skupině násobí a celá firemní kultura funguje ve stresující atmosféře neustálého hašení požárů.“

 

Comments are closed.